개인정보 이용내역 통지 안내 가이드

안녕하세요 오랜만에 기획자의 일기 카테고리로 돌아온 샤를입니다. 기획자로써 새로운 서비스를 기획하고 기획한 서비스를 2배, 3배 성장하도록 운영하는 것도 중요하지만 만약 법의 테두리에서 기획되지 않은 서비스라면 절대로 롱런할 수 없다고 생각해요. 특히 저처럼 핀테크나 IT 업계에서 종사하고 계신 실무자 분들께서는 제 말에 200% 공감하실 거라 생각합니다. 그래서 오늘은 가장 최근에 처리한 개인정보 이용내역 통지 관련 내용을 나눠 보려고 해요.

 

 

---

개인정보 이용내역 통지 안내 가이드

 

 

---

개인정보 이용내역 통지 안내 소개

개인정보 이용내역 통지란 이전 연도 말 기준 직전 3개월간 저장, 관리하고 있는 고객의 수가 일일 평균 100만 명 이상이거나, 정보통신 서비스 관련 매출액이 100억 원 이상인 사업자가 연 1회 이상 고객에게 개인정보 이용내역을 통지하는 제도입니다. 만약 개인정보 이용내역을 통지하지 않을 경우 개인정보 보호법 제75조에 근거하여 5천만 원 이하에 과태료를 부과하니 서비스를 관리하는 실무자라면 필히 통지해야 합니다.

 

 

기존 재직했던 회사에서는 위의 2가지 조건에 충족한 적이 없기에 한 번도 기획해 보지 못했었지만 현재 재직 중인 회사에서는 위의 기준에 충족하여 자동화 서비스를 기획하였으며, 현재는 일일 단위로 운영하고 있습니다. 만약 해당 서비스를 기획하신다면 2020년 12월에 발간된 온라인 개인정보 처리 가이드라인과 개인정보 보호법을 근거로 서비스를 기획하시면 좋을 것 같습니다.

 

---

 

개인정보 이용내역 통지 안내 및 횟수

그러면 개인정보 이용내역 관련 통지 항목과 통지 방법에 대해서 설명드릴게요.

 

1) 개인정보 이용내역 통지 항목
개인정보 이용내역 통지 항목의 경우 크게 2가지로 '개인정보의 수집 이용 목적 및 수집한 개인정보의 항목'과 '개인정보를 제공받은 자와 그 제공 목적 및 제공한 개인정보의 항목' 이렇게 2가지가 되겠습니다. 쉽게 말해 현재 이용 중인 서비스에서 회사가 수집하고 있는 항목을 설명해 주고, 수집된 항목이 어떻게 이용되고 있는지를 설명해 주는 개념으로 이해해 주시면 좋을 것 같아요. 백문의 불여 일견으로 이번에 제가 작성한 예시와 주요 기업들이 발송하고 있는 개인정보 이용내역 통지 예시를 공유드릴게요.

 

2) 개인정보 이용내역 통지 방법

이용 내역 통지 방법은 전자우편, 서면, 팩스, 전화, 문자전송 또는 이와  유사한 방법 중 하나를 선택하여 통지할 수 있습니다. 가격적인 측면을 고려할 경우 전자우편을 통해 발송하는 것이 가장 저렴하며 실제 현업에서도 전자우편 > 알림톡 > LMS 순으로 많이 통지하는 것을 알 수 있었습니다. 실제로 현재 이용 중인 GMAIL에서 '개인정보 이용내역'으로 메일을 검색하면 무수히 많은 이메일을 확인할 수 있는데, 해당 메일이 서드 메일임을 감안할 때 대부분의 플랫폼에서 1차 발송 수단으로는 GMAIL을 사용하는 것을 알 수 있습니다.

 

 

 

---

 

개인정보 이용내역 통지 관련 질의응답

개인정보 이용내역 통지 프로세스를 기획하면서 다양한 부분에 대해 법률적인 검토를 받았었습니다. 그중 제가 생각할 때 가장 필요한 액키스 같은 검토 내용을 공유드릴게요.

 

 

1) 개인정보 이용내역 미수신 고객을 대상으로 대체 통지 수단을 활용한 개인정보 이용내역 재통지 여부

저의 회사의 경우 1차 이용내역 통지 안내 수단으로 알림톡을 사용했는데, 휴대폰 번호가 바뀌거나 휴대폰 번호가 삭제된 고객의 경우 수신받지 못하는 인원이 많이 생겼습니다. 그럴 경우 미수신 고객에 한하여 이메일, LMS, 기타 다른 수단으로 재통지를 해야 합니다. (혹시 한 번 보내고 끝내려고 생각하신 이웃 기획자님이 있으시다면 지금 그 생각을 날리시는 게 좋아요ㅠㅠ)

 

 

2) 개인정보 이용내역 통지는 1년 이전 발송 여부

온라인 개인정보 처리 가이드라인의 경우 연 1회 이상 주기적으로 통지해야 한다고 되어 있지 회원 가입 일시 기준 365일 이전에 발송하라고 나와있지는 않습니다. 물론 회원 가입일시 기준 1년 이내에 발송하는 것을 권장드리나 피치 못할 사정으로 인해 1년 이내에 발송하는 것이 제한된다면 연차가 넘어가기 전에 발송하는 것을 권유드립니다.

 

 

3) 개인정보 이용내역 통지 알림을 받은 고객에게 광고성 알림으로 신고가 들어올 경우

개인정보 이용내역 통지 알림은 정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제30조 2 및 제17조에 의거 고객의 수신동의 여부와 관계없이 수신받게 되어 있습니다. 만약 고객님께 스팸 관련 신고 또는 문의가 접수될 경우 해당 법률을 근거 삼아 안내하시면 좋을 것 같습니다. (생각보다 스팸관련 CS문의가 많이 접수되니 놀라지 마세요)

 

 

---

 

오늘의 포스팅을 마치며

기획자와 법률은 떼려야 뗄 수 없는 자석의 N극과 S극 같은 관계라 생각해요. 분명 어려운 분야이고 내가 하기보다 타인에게 미루고 싶은 분야이지만 자신이 기획한 서비스에 오점을 남기지 않기 위해서라도 조금씩 배워 나가는 걸 추천드릴게요. 저 역시 제가 아는 지식은 모두 공유하겠습니다! 그럼 다음에 뵙겠습니다.